Tillförlitlig utskriftslösning nödvändig hos Lantmäteriet

När Lantmäteriet stod inför en ny upphandling av ”Utskrift som tjänst”, lades stort fokus på kvalitet. Verksamheten är pappersintensiv och därför är det viktigt att alla utskriftsfunktioner fungerar så smidigt som möjligt med minimala felstörningar och avbrott. Efter ett framgångsrikt utrullningsprojekt tillsammans med Toshiba, infördes en lösning som både innehöll redundans och höjde säkerheten samt minskade både antalet skrivare och utskrifter.

– Trots att vi har digitaliserat hela vårt arkiv och minskat antalet utskrifter med minst 50 procent de senaste tio åren, så krävs en smidig och pålitlig utskriftslösning, säger Staffan Lindgren Ödén, IT-samordnare vid Lantmäteriet.

Ett konkret exempel på när pappersutskrifter var nödvändiga och där digitala dokument inte var ett alternativ, var under den stora skogsbranden i Ljusdal i somras då flera tusentals hektar skog gick upp i rök. Lantmäteriet inrättade en tillfällig central i Färila och skrev ut kartor på storformatsskrivare. Dessa kunde brandmännen ta med sig ut, vilket underlättade planeringen av släckningsarbetet. Här hade det varit förödande med krånglande skrivare.

Utöver ansvaret för Sveriges allmänna kartor handhar Lantmäteriet framför allt Sveriges alla fastigheter och beslutar bland annat om nya fastigheter eller ändring av gränser samt registrerar lagfarter och tomträtter.

– Om du till exempel vill stycka av din tomt, är det Lantmäteriet som sköter det arbetet. Alla handlingar som genereras i verksamheten skannas in och arkiveras digitalt, men ett utskrivet exemplar skickas alltid ut till kunden, berättar Staffan.

Ordentligt förarbete inför ny upphandling

Inför upphandlingen av ”Utskrift som tjänst” lade Staffan och två inköpskollegor mycket tid på att ta fram ett bra underlag. Syftet var att kunna höja kvaliteten på tjänsten när det gällde funktioner, drift och support, men även att hitta en bra balans i fråga om ansvar mellan Lantmäteriet och leverantören. För att sondera terrängen besökte de alla intressanta leverantörer. Toshibas lösning erbjöd rätt kvalitet till rätt pris.

Införandeprojektet tog knappt tre månader. Då var alla gamla skrivare bortfraktade och de nya maskinerna på plats med installerad mjukvara. En av anledningarna till att projektet gick så smidigt, enligt Staffan var att samma person som var projektledare för upphandlingen, även var projektledare för införandeprojektet. I det här fallet var det Eva Garmelius, Bid Manager på Toshiba, och Staffan själv från Lantmäteriet.

– Kontaktvägarna var få och snabba, vilket var en stor fördel jämfört med hur vi arbetat tidigare och hur det brukar fungera, menar Staffan.

Kontroll, säkerhet och redundans

Lantmäteriets verksamhet finns över hela Sverige, på 50 orter såväl små som stora. På vissa kontor jobbar 10-15 personer och på huvudkontoret i Gävle sitter cirka 750 personer. Samtliga kontor har – oavsett storlek – en redundant lösning. Det innebär att det alltid finns en backup-skrivare. Skulle den ena gå ner finns alltid ett alternativ.

– Förutom att man undviker driftstopp om en maskin krånglar, så slits inte enheterna lika fort sett över en hel avtalsperiod. Det gör lösningen mycket driftsäker, vilket är viktigt för oss, säger Staffan.

En annan fördel med den nya lösningen är funktionen Säkra utskrifter. Tidigare hade endast huvudkontoret den funktionen men bara några få använde den. Säkra utskrifter, även kallad follow-me-print, innebär att man gör sin utskrift till en central skrivarkö. Man går till en valfri skrivare där man identifierar sig med ett kort och väljer om man vill skriva ut de jobb som man har skickat till skrivarkön.

– I början fanns det ett visst motstånd till att börja använda funktionen Säkra utskrifter och behöva identifiera sig vid maskinen, men efter ett tag insåg de flesta fördelen med funktionen, berättar Staffan. Det är ofta man gör utskrifter som man snabbt inser att man inte behöver. Genom Toshibas utskriftslösning kan vi följa upp att vi i genomsnitt sparar tre träd i månaden med Säkra utskrifter, fortsätter han.

Förutom att spara på miljön så höjs säkerheten väsentligt. Utskrifter av dokument med känslig eller på annat sätt konfidentiell information blir på det här sättet kontrollerad. Vid utskriftstillfället behöver man dessutom inte välja vilken skrivare man ska skriva ut på, utan det gör man först när man ska hämta sin utskrift.

Speciallösning

Det finns en mindre del av verksamheten på Lantmäteriet som inte delar den centrala skrivarkön och det är uppdraget som de har för svenska Försvaret. Här är majoriteten av alla dokument hemligstämplade och därför har man en speciallösning, då kraven på säkerhet är extra hög.

Smidig supportlösning

Toshiba Övervakning är en del i Lantmäteriets lösning för Utskrift som tjänst. I det här fallet innebär det att Lantmäteriet själva har tillgång till det administrativa gränssnittet för avvikelser. Det vill säga de kan exempelvis se om en maskin är nere eller om tonernivån börjar bli låg. På så sätt kan de snabbt lösa många frågor själva via sin interna first-line-support. De får också bra kontroll på hela flödet. Ärenden som inte kan lösas direkt skickas via en webbportal vidare till Toshiba. I portalen kan Lantmäteriet följa ärendena och vilka åtgärder som gjorts. Tidigare sköttes det helt av leverantören, men den här gången ville man hitta en bättre balans med sin samarbetspartner.

– Vi har lyckats höja kvaliteten på utskriftstjänsten. Vårt noggranna förarbete bidrog delvis till framgången, men även det smidiga samarbetet mellan oss och Toshiba har varit en betydande faktor, avslutar Staffan.

Ämnen: , ,

VILL DU VETA MER?

Lämna dina kontaktupgifter så hör vi av oss inom kort.(* obligatoriskt fält)