Lyckad utrullning i Solna stad

Patrik Hultenius, Solna Stad

Solna stad genomförde i början av 2019 ett stort projekt och införde en enhetlig utskriftslösning för alla sina verksamheter. Effekterna blev både sänkta kostnader och bättre uppföljning av förbrukning och användning.

För många människor är förändringar något mycket jobbigt. Man vill gärna ha det som det brukar vara. Men görs förändringen på rätt sätt kan effekterna bli mycket positiva. Solna stad införde efter en offentlig upphandling en enhetlig utskriftslösning för samtliga enheter i kommunen. Tidigare hade varje anläggning haft sin egen lösning.

– Vi såg att en gemensam lösning skulle ge oss bättre kostnadskontroll och bespara oss mycket administrativ tid, berättar Patrik Hultenius, projektledare för införandet av ”Utskrift som tjänst” i Solna stad.

Kartläggning av alla anläggningar

Patrik Hultenius fick ansvaret för att realisera upphandlingen och ett stort arbete med att kartlägga den befintliga situationen påbörjades. Till sin hjälp hade Patrik en handfull it-koordinatorer från olika delar av organisationen och dessutom representanter från Toshiba. Under tre varma sommarveckor åkte de runt i kommunen och inventerade skrivare.

– Vi kom fram till att behovet var ganska skiftande beroende på typ av verksamhet och även kunskapsnivån hos användarna, konstaterar Patrik. Målet var att få ner antalet skrivare och få kontroll på alla utskrifter och kostnader, fortsätter han.

En enda skrivarkö och uppföljning av hela verksamheten

I tidigare lösningar hade man en skrivarkö för varje skrivare och med tanke på att det fanns hundratals skrivare ute i verksamheten så blev det svårt att hitta just den skrivaren du ville skriva ut på.

– Fördelen med en enda skrivarkö är att vem som helst kan skriva ut från vilken maskin som helst, med några få undantag. Exempelvis behöver en förskolechef inte bekymra sig om vilken förskola hen befinner sig på utan åtkomsten finns oavsett förskola, säger Patrik.

Solna stads nya utskriftslösning innebär att de nu minskar sina utskrifter med tjänsten ”Säkra utskrifter”, även kallad follow-me-print. Via ett webbgränssnitt kan de också följa upp hur mycket som skrivs ut, när det görs och vem som gör det.

– Nu kan vi faktiskt börja mäta vår pappersförbrukning och därmed följa upp kostnaderna. Det här första året får utgöra baseline för kommande år, menar Patrik.

Inget projekt utan utmaningar

Trots att utrullningen av skrivare och multifunktionsskrivare har gått smidigt så har det förekommit en del käppar i hjulen. Allt från krångel med portöppningar i brandväggar, konfiguration av servrar, åtkomst till olika nät och så vidare, till ovana användare.

– Jag var lite orolig när varenda skrivare och kopiator skulle bytas ut i stadshuset. Här jobbar 400 personer fördelat på femton våningsplan. Men på två dagar var varenda maskin utbytt och allt fungerade som det skulle. Eftersom lösningen var konfigurerad och klar så var det i princip att jacka i uttaget och köra igång, berättar Patrik.

Välj dina förespråkare väl

Patriks tips till andra verksamheter som ska genomföra ett liknande projekt är att se till att ha ett antal personer med på resan, som är införstådda med lösningen och kan hjälpa till att förklara för andra användare fördelarna med den nya lösningen.

– Det är ju jobbigt med förändringar och då behövs flera förespråkare i en stor organisation. Våra it-koordinatorer har varit guld värda i detta arbete, betonar Patrik.

 

Solna Stad
Hagavägen i Solna

Fakta om Solna stad

Solna ligger i direkt anslutning till Stockholm och har över 80000 invånare. Företagen i Solna är många, 9500 och tillsammans sysselsätter de över 90000 personer. I kommunen arbetar cirka 2300 personer i verksamheter som stadshuset, förskolor, skolor, hemtjänst, socialtjänst, bibliotek osv.

Utskrift som tjänst i Solna stad

Tjänsten levereras av Toshiba Tec Nordic via ett ramavtal. Den omfattar 180 maskiner placerade runtom i kommunen. I lösningen används funktionen Säkra utskrifter (follow-me-print), Övervakning med automatisk tonerleverans och kontinuerlig rapportering av bland annat pappersförbrukning, statistik över skanning och utskrifter.

Frågor?

Kontakta Eva Garmelius, Bid Manager, Toshiba Tec Nordic, tel. 073-719 46 44

Ämnen: ,

VILL DU VETA MER?

Lämna dina kontaktupgifter så hör vi av oss inom kort.(* obligatoriskt fält)